يُعد فهم ما هو الاستعلام الأمني عن الأشخاص أمرًا مهمًا للشركات التي ترغب في التحقق من بعض المعلومات القانونية والمهنية قبل اتخاذ قرارات مثل التوظيف في المناصب الحساسة أو الدخول في شراكة تجارية أو منح شخص صلاحيات مالية وإدارية داخل المؤسسة.
ولا يعني الاستعلام الأمني إمكانية الوصول بصورة غير مشروعة إلى بيانات الأشخاص أو السجلات الحكومية السرية، وإنما يجب أن تتم أي عملية تحقق في إطار قانوني يعتمد على المستندات الرسمية والمعلومات المتاحة بصورة مشروعة وموافقة صاحب الشأن عندما يتطلب الأمر ذلك، مع مراعاة قواعد حماية البيانات الشخصية.
وتقدم شركة ديوان خدمات قانونية للشركات تساعدها على إجراء فحص قانوني منظم للأشخاص والشركاء المحتملين ومراجعة المستندات والعلاقات القانونية قبل اتخاذ القرارات المهمة.
ما هو الاستعلام الأمني عن الأشخاص
ما هو الاستعلام الأمني عن الأشخاص؟
الاستعلام الأمني عن الأشخاص هو عملية تهدف إلى التحقق من مجموعة من البيانات والمستندات المرتبطة بشخص قبل اتخاذ قرار تجاري أو وظيفي يتعلق به.
وقد يشمل الفحص القانوني بحسب الغرض من الخدمة التحقق من الهوية والمستندات المقدمة والسجل المهني وبعض المعلومات القانونية المتاحة بصورة مشروعة.
ما هو الاستعلام الأمني عن الأشخاص
أما التحقق من الحالة الجنائية فيجب أن يعتمد على الطرق والمستندات الرسمية، مثل صحيفة الحالة الجنائية التي توفر وزارة الداخلية المصرية خدمة استخراجها ضمن خدمات قطاع تحقيق الأدلة الجنائية.
لماذا تحتاج الشركات إلى التحقق قبل التوظيف أو الشراكة؟
بعض الوظائف والشراكات تمنح الأشخاص صلاحيات مهمة تتعلق بأموال الشركة أو بيانات العملاء أو العقود أو إدارة الأصول، ولذلك قد يكون إجراء فحص قانوني مسبق خطوة تساعد على تقليل المخاطر.
ويمكن أن يكون ذلك مهمًا عند:
- تعيين أشخاص في مناصب مالية أو إدارية حساسة.
- اختيار مديرين ومسؤولين بالشركة.
- دخول شريك أو مستثمر جديد.
- إبرام شراكات تجارية طويلة الأجل.
- منح شخص صلاحيات للتوقيع أو التصرف نيابة عن الشركة.
- التعامل مع مورد أو متعاقد في معاملات كبيرة.
لكن يجب أن يكون نطاق الفحص متناسبًا مع الغرض منه وألا يتحول إلى جمع غير مشروع للمعلومات الشخصية.
خدمات ديوان في الفحص القانوني للأشخاص والشركات
تساعد شركة ديوان المؤسسات على تنظيم عملية التحقق القانوني قبل اتخاذ القرارات التي قد ترتب التزامات مالية أو تجارية طويلة الأجل.
وتشمل الخدمات بحسب الحالة:
- مراجعة المستندات المقدمة من الشخص.
- التحقق من البيانات القانونية المرتبطة بالتعامل.
- مراجعة الصفة القانونية والصلاحيات.
- فحص المستندات المتعلقة بالشراكات التجارية.
- مراجعة العقود والاتفاقات السابقة ذات الصلة.
- تقديم استشارات بشأن المخاطر القانونية المحتملة.
- إعداد إجراءات قانونية داخلية للفحص قبل التعاقد.
- مراجعة مدى توافق عملية التحقق مع قواعد حماية البيانات.
ويمكن للشركات التي تحتاج إلى دعم أوسع في إدارة وضعها القانوني الاطلاع على خدمات تأسيس شركات وشؤون قانونية لدى شركة ديوان.
كيف يتم الاستعلام القانوني عن شخص؟
تختلف خطوات الفحص بحسب الهدف منه، لكن يمكن أن تبدأ العملية على النحو التالي:
تحديد سبب إجراء الاستعلام.
تحديد المعلومات الضرورية فقط لاتخاذ القرار.
مراجعة إثبات الهوية والمستندات المقدمة.
التحقق من صحة الصفة القانونية أو المهنية عند الحاجة.
طلب المستندات الرسمية التي تتناسب مع طبيعة الوظيفة أو الشراكة.
مراجعة العقود والبيانات المرتبطة بالمعاملة.
تحليل النتائج من الناحية القانونية.
تقديم توصيات للشركة قبل اتخاذ قرار التوظيف أو التعاقد.
الهدف هنا ليس جمع أكبر كمية ممكنة من البيانات عن الشخص، وإنما الحصول على المعلومات القانونية الضرورية لاتخاذ قرار أكثر أمانًا.
هل يمكن فحص الحالة الجنائية للموظف؟
يجب التعامل مع هذه النقطة بحذر.
صحيفة الحالة الجنائية مستند رسمي تصدره الجهات المختصة، وتوفر وزارة الداخلية خدمة صحيفة الحالة الجنائية المميكنة.
لذلك فمن الأفضل عند وجود حاجة مشروعة لهذا المستند أن تتم العملية من خلال الطرق الرسمية وبما يتفق مع المتطلبات القانونية، وليس من خلال الادعاء بإمكانية الوصول إلى قواعد بيانات جنائية سرية.
وهذه نقطة مهمة للشركات أيضًا؛ لأن طريقة جمع المعلومات يجب أن تكون قانونية حتى لا تتحول محاولة حماية المؤسسة إلى مصدر لمشكلة قانونية جديدة.
الاستعلام الأمني وحماية البيانات الشخصية
تخضع معالجة البيانات الشخصية في مصر لإطار قانوني يتضمن قانون حماية البيانات الشخصية رقم 151 لسنة 2020، وهو قانون سارٍ منذ أكتوبر 2020.
ولهذا يجب عند إجراء أي فحص للأشخاص مراعاة طبيعة البيانات التي يتم جمعها، والغرض منها، وكيفية الاحتفاظ بها ومن يمكنه الاطلاع عليها.
ويفضل أن تضع الشركات سياسة واضحة للفحص قبل التوظيف أو التعاقد تحدد:
- المعلومات المطلوب تقديمها.
- سبب طلب كل معلومة.
- الأشخاص المخولين بمراجعتها.
- كيفية حفظ المستندات.
- مدة الاحتفاظ بها.
- طريقة التعامل مع البيانات الحساسة.
الفرق بين الاستعلام الأمني والاستعلام القانوني
قد يستخدم مصطلح الاستعلام الأمني بصورة واسعة، لكن الخدمة التي يمكن لشركة أو مكتب قانوني تقديمها بصورة عملية تكون أقرب إلى الفحص والتحقق القانوني Due Diligence.
فالاستعلام القانوني يركز على المستندات والصفة القانونية والمعلومات المتاحة بصورة مشروعة والمخاطر المرتبطة بالتعامل.
أما الإجراءات الأمنية الرسمية أو الوصول إلى قواعد البيانات الحكومية فتظل من اختصاص الجهات المخولة قانونًا، ولا ينبغي الخلط بينها وبين خدمات المراجعة القانونية التي تقدمها الشركات الخاصة.
أخطاء يجب تجنبها عند إجراء تحريات عن الأشخاص
من أبرز الأخطاء:
جمع بيانات لا علاقة لها بقرار التوظيف أو الشراكة.
الاعتماد على معلومات مجهولة المصدر.
استخدام بيانات شخصية دون مراعاة القواعد القانونية.
اعتبار الشائعات أو منشورات مواقع التواصل دليلًا قانونيًا.
طلب معلومات حساسة دون ضرورة واضحة.
الاحتفاظ بالمستندات دون إجراءات لحمايتها.
اتخاذ قرارات كبيرة بناءً على معلومة واحدة دون التحقق منها.
الادعاء بإمكانية الوصول إلى سجلات حكومية سرية.
الاستعلام القانوني عن الأشخاص
ما هو الاستعلام الأمني عن الأشخاص
تكلفة خدمات الاستعلام والفحص القانوني
تختلف تكلفة الخدمة بحسب نطاق الفحص وطبيعة الشخص أو المعاملة وعدد المستندات المطلوب مراجعتها.
ومن العوامل المؤثرة:
- نوع الفحص المطلوب.
- عدد الأشخاص محل المراجعة.
- حجم المستندات.
- طبيعة الوظيفة أو الشراكة.
- الحاجة إلى مراجعة عقود أو شركات مرتبطة.
- مستوى الاستشارة القانونية المطلوبة.
لذلك يتم تحديد نطاق الخدمة أولًا ثم تقدير التكلفة وفق العمل المطلوب.
لماذا تختار ديوان للفحص القانوني قبل التعاقد؟
تساعد شركة ديوان الشركات على التعامل مع عملية التحقق باعتبارها جزءًا من إدارة المخاطر القانونية، وليس مجرد البحث عن معلومات شخصية.
ويقوم الفريق بمراجعة المستندات والبيانات المتاحة بصورة قانونية وتحليل المخاطر المرتبطة بالتوظيف أو الشراكة، مع مراعاة خصوصية الأشخاص وحماية بياناتهم.
ابدأ مراجعة الشخص أو الشراكة قبل اتخاذ القرار
إذا كانت شركتك تستعد لتعيين شخص في منصب حساس أو الدخول في شراكة جديدة، يمكنك التواصل مع شركة ديوان لتحديد نوع الفحص القانوني المناسب ومراجعة المستندات قبل اتخاذ قرار قد يرتب التزامات طويلة الأجل.
الأسئلة الشائعة
ما هو الاستعلام الأمني عن الأشخاص؟
هو عملية تحقق من معلومات ومستندات مرتبطة بشخص بغرض تقييم المخاطر قبل التوظيف أو التعاقد أو الشراكة، مع ضرورة إجراء التحقق بوسائل قانونية.
هل يمكن لشركة خاصة معرفة السجل الجنائي لأي شخص؟
لا ينبغي التعامل مع الأمر باعتباره وصولًا مفتوحًا إلى قواعد بيانات حكومية؛ فصحيفة الحالة الجنائية مستند رسمي يتم الحصول عليه من القنوات الحكومية المختصة.
هل يمكن استخدام الاستعلام قبل تعيين الموظفين؟
يمكن إجراء فحص قانوني يتناسب مع طبيعة الوظيفة، مع مراعاة الخصوصية وقواعد معالجة البيانات.
هل الاستعلام مهم قبل دخول شريك جديد؟
قد يكون مهمًا للتأكد من المستندات والصفة القانونية وبعض المخاطر المتعلقة بالشراكة قبل توقيع الاتفاقات.
ما الفرق بين الفحص القانوني والتحريات الأمنية الرسمية؟
الفحص القانوني يعتمد على المستندات والمصادر المشروعة وتحليل المخاطر، بينما الإجراءات الأمنية الرسمية واستخدام قواعد البيانات الحكومية تخضع للجهات المختصة.
